Die ev.-luth. Kirchengemeinde St. Johannes Hondelage in Braunschweig sucht zum 1. Mai 2023 für das Pfarrbüro eine/n Pfarramtssekretär:in (m/w/d)
Die Stelle ist unbefristet mit 6-8 Std./Wo. zu besetzen. Die Wochenstunden sind verteilt auf mind. zwei Tage. Wochentage und Arbeitszeiten sind verhandelbar.
Das ist Ihr zukünftiger Aufgabenbereich:
• Verwaltungs- und allgemeine Sekretariatsarbeiten, wie Korrespondenz, Telefon- und Mailkommunikation sowie Akten- und Archivführung
• Ansprechperson für Besucher:innen und Gäste des Pfarrbüros
• Unterstützung der ehrenamtlichen Mitarbeiter:innen Selbstständige Abwicklung der Handkassenführung
• Koordination und Dokumentation der gemeindlichen Termine
• Entgegennahme und Weitergabe der Wünsche und Rückmeldungen aus der Kirchengemeinde sowie von Vereinen und Verbänden
Das bieten wir Ihnen:
• ein starkes Team hauptamtlicher und ehrenamtlicher Mitarbeiter:innen in unserer Kirchengemeinde
• ein gut ausgestattetes Pfarrbüro
• eine Vergütung je nach Qualifikation nach TV-L (Tarifvertrag der Länder)
• eine kirchliche Zusatzversorgung
Das bringen Sie idealerweise mit:
• ein offenes, freundliches und wertschätzendes Auftreten, was v.a. im Publikumsverkehr von hoher Bedeutung ist – souverän, kompetent, verbindlich und kommunikativ
• Berufserfahrung im Sekretariat oder in vergleichbarer Position (z.B. Verwaltungsangestellte:r, Bürokauffrau/mann, Sachbearbeiter:in)
• Grundkenntnisse der Buchführung
• die Fähigkeit, eigenständig zu arbeiten und Aufgaben zu organisieren
• erweiterte und sichere EDV-Kenntnisse in den einschlägigen Computer-Programmen
• Lust, sich in neue Sachgebiete einzuarbeiten, Schulungen zu besuchen und das daraus gewonnene Wissen zielführend umzusetzen
• die Eigenschaft, sich gut ins Team einzufügen, loyal gegenüber Vorgesetzten zu sein, kooperativ zu denken und zu handeln und auch bei gelegentlich erhöhtem Arbeitsanfall gut organisiert zu sein
Ein Einblick in das Pfarramtssekretariat
Damit auch alle Interessierten sich einmal ein Bild machen können davon, was eine Pfarramtssekretärin so zu tun hat, folgt hier einmal eine ausführlichere Darstellung. Der umfangreiche Arbeitsbereich einer Pfarramtssekretär:in umfasst sowohl Büro- als auch Verwaltungsaufgaben, wie auch die Zuarbeit und Zusammenarbeit mit der übergeordneten Verwaltungsstelle Propsteiverband Braunschweiger Land und eine freundliche und zugleich sachliche Kommunikation mit den Gemeindegliedern während der Büroöffnungszeiten und am Telefon, sowie den haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter:innen der Kirchengemeinde auf der Basis einer engen Zusammenarbeit mit dem Pfarramt und dem Kirchenvorstand.
Die Stelle und Ihre Aufgabenfelder im Detail:
• persönlicher wie auch telefonischer Kontakt zu Gemeindegliedern, zum Propsteiverband Braunschweiger Land und anderen Behörden und Unternehmen
• allgemeine Korrespondenz auf dem Schriftweg und durch E-Mail
• Führung des Pfarramtskalenders, Erstellen der sonntäglichen Abkündigungen im Gottesdienst
• Aktenablage in der Registratur und Kopierarbeiten
• Führen der Kirchbücher
• Sicherer Umgang mit dem von der Kirchengemeinde genutzten Programm „MEWIS-NT“ für die Verwaltung der Gemeindemitglieder, die Erstellung von Patenscheinen, Dimissorialien, Spendenbescheinigungen und Beglaubigungen
• Erstellung von Verteilern und Listen z.B. Serienbrief (Excel, Word)
• Erstellung von Urkunden für Amtshandlungen und Meldung des Vollzuges an den Kirchenverband
• Verwaltung des Schlüssel- und Inventarbuches
• Beschaffung und Verwaltung von Büromaterialien, sowie Hostien, Wein, Kerzen etc.
• Führen der Barkasse und Auszahlung von Barbeträgen
• Vorkontierung von Belegen und Abrechnungen
• Gottesdienstvertretungen organisieren
• Orgelvertretung organisieren und abrechnen
Selbstverständlich erfolgen eine ausführliche Einarbeitung und ggf. erforderliche Schulungen für eine gute Basis der Arbeit im Pfarramt.
Für Fragen steht Ihnen gern Pfarrer Jens Paret (Tel.: 05309 5143) zur Verfügung. Auf Ihre aussagekräftige Bewerbung, gerne auch per Mail, an: hondelage.buero(at)lk-bs(~dot~)de, die Sie bitte bis zum 10. April 2023 an uns richten möchten, freuen wir uns.
